药物/医疗器械临床试验机构办事指南

作者：眉山市人民医院日期：2024-07-30 09:00:00　点击数：

一、项目调研、洽谈及PI的确定

1、申办方/CRO可通过眉山市人民医院官网获取机构办事指南。

2、机构联系电话：028-38025125 邮箱：myjggcp@163.com

机构联系方式详见《眉山市人民医院药物/医疗器械临床试验机构通讯录》（附表1）。

3、机构办公室工作人员根据项目情况大致确定合作意向并提供PI联系方式。

4、申办方/CRO收到机构办意向承接及指定PI的反馈后，联系PI具体沟通项目细节，达成一致后对项目相关问题进行洽谈。

5、机构收费标准详见《眉山市人民医院药物/医疗器械临床试验机构费用明细》（附表2）

二、机构立项

1、申办方/CRO通过PI按照《药物/医疗器械临床试验准备阶段递交文件清单》（附表3：1-4）准备立项资料，先将电子版发送至邮箱myjggcp@163.com，机构办公室将进行电子形式审查和反馈。当日邮件反馈立项形式审查受理/退回，2个工作日内出具《立项形式审查反馈意见》（联系人：尹希）

2、申办方/CRO通过PI按照《立项形式审查反馈意见》整理补充相关资料后，重新提交形式审查，通过后机构办3个工作日内出具《立项通知书》，项目正式立项。（联系人：罗晓娟）

3、申办方/CRO收到《立项通知书》后按《药物/医疗器械临床试验准备阶段递交文件清单》（附表3：1-4）递交纸质版资料。递交纸质文件要求见《临床试验立项申请纸质资料准备须知》（附件1）。（联系人：罗晓娟）

4、《药物/医疗器械临床试验准备阶段递交文件清单》中涉及本机构的医学、实验室、专业技术操作和相关检测的参考值和参考值范围、室间质评证书、试验相关设备质量检测校准证书、研究团队成员GCP证书及研究医生执业注册证明文件等请从医院官网下载。如涉及官网中没有的设备校准证书或参考值范围，请联系机构办公室获取。（联系人：罗晓娟）

注：可同时进行伦理形式预审查和协议沟通拟定工作。（联系人：伦理：周湘；协议：尹希）

三、伦理审查通过并取得伦理批件（详见机构官网临床试验伦理审查办事指南）

四、协议签署

1、主合同模板（联系人：尹希）

（1）主合同是指申办方/CRO与我院签署的合同，涉及试验费用。

（2）Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ期药物临床试验项目我院采用以下三种主合同模板：

A.申办方和我院签署的两方主合同（申办方为甲方，我院为乙方），参见《药物临床试验两方主合同模板1（适用于II、III、IV期）》（附表4-1）；

B.申办方和我院签署的两方主合同（CRO为甲方，我院为乙方），参见《药物临床试验两方主合同模板2（适用于II、III、IV期）》（附表4-2）；

C.申办方/CRO和我院签署的三方主合同（申办方为甲方，我院为乙方，CRO为丙方），参见《药物临床试验三方主合同模板（适用于II、III、IV期）》（附表4-3）。

（3）医疗器械临床试验项目主合同模板，参见《医疗器械临床试验主合同模板（适用于II、III、IV期）》（附表4-4）。

如对我院主合同模板有修订，请以修订格式标出，以便我院快速审阅。

2、合同签署流程：

（1）机构办公室立项审核通过后，申办方/CRO即可将合同初稿（申办方/CRO可先与PI确认试验进度、费用部分，由申办方/CRO财务、法务审核通过后）发机构办公室邮箱：myjggcp@163.com进行初审。（联系人：尹希）

注：请申办方/CRO将起草的合同初稿先进行内部审核（财务+法务），审核好合同初稿后再交至我院机构办公室进行我方合同审核流程（并同步抄送PI）。

请申办方/CRO慎重审核合同初稿，若我方审核通过形成定稿合同后，申办方/CRO需再行修改合同细则，将严重影响临床试验进度。

合同模板待签订合同时单独发送至申办方/CRO。

（2）机构办公室通常在3个工作日内反馈初审意见给申办方/CRO（电子邮件形式）。（联系人：尹希）

（3）机构办公室初审合格后，等该项目伦理审查通过并取得批件后，将按《眉山市人民医院合同管理办法》发起OA审批程序，预计5天完成审批。OA审批后，合同定稿。机构办公室将定稿合同发送申办方/CRO（电子邮件形式）。（联系人：尹希）

（6）申办方/CRO打印合同，申办方/CRO先盖章签字，再送至PI签字，最后送至机构办公室。合同务必采用双面打印（节约纸张和存储空间），同时盖落款章和骑缝章。机构办公室核对纸质合同，在院办公室签字盖章后按合同上签订份数返给申办方/CRO。（联系人：尹希）

3、邮件往来要求：

（1）机构办公室邮箱号：myjggcp@163.com

（2）上述合同审核中的所有邮件往来，均需同步抄送PI以及具体负责的医生（如有）。以便研究者及时了解试验进展。

（3）机构办公室的审核意见一般会以批注和修订形式直接在合同中进行修改。申办方/CRO返回修订稿时，仍然采用修订格式，不能删除批注。如有解释，可在批注中直接解释。（联系人：尹希）

4、合同签署份数：

合同中应约定合同签署份数。我院需要4份，其余份数由申办方/CRO自行决定。

5、可同时进行其他工作，如：试验用产品和试验物资交接等启动会前准备工作。

五、遗传办申报管理

1、如果项目不涉及人类遗传资源，请填写《不涉及人类遗传资源活动承诺书》（附表5-1），并签字盖章。

2、如果项目涉及人类遗传资源审批或备案，请参照《“人类遗传资源承诺书”签章申请》（附表5-2）提交相应材料。（联系人：尹希）

注意事项：

1、作为参与单位，承诺书可在伦理审查完成后递交，3个工作日内完成签署盖章；

2、作为参与单位，递交“本中心备案成功截图”纸质版文件，截图中接收时间必须在本中心启动会前。

六、启动前备案程序：

1、根据国家卫健委的药物临床试验登记要求，我院作为参与单位的药物临床试验项目由多中心临床试验组长单位必须于项目启动前完成“药物临床试验登记与信息公示平台”备案（http://www.chinadrugtrials.org.cn/index.html）。启动前需要查到该项目备案情况，机构打印备案截图。

2、医疗器械临床试验项目在启动前需要申办方到四川省药品监督管理部门备案，并提供加盖鲜章的《医疗器械临床试验备案表》复印件。

3、启动前需要提交本机构的医学、实验室、专业技术操作和相关检测的参考值和参考值范围、室间质评证书、试验相关设备质量检测校准证书等。

七、时间安排：

机构启动时各流程所需要时间见《眉山市人民医院参与临床试验项目启动前时间安排》。

附件1－7：

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注意：1、再次提交立项资料前需要取得组长单位伦理批件。

2、启动前申办方/CRO公司必须完成：

l 本机构人遗承诺书完成备案。

l 药物临床试验登记与信息平台公示。

l 医疗器械临床试验在四川省药监部门备案。

项目进行阶段

八、项目启动会：

（一）启动前准备

1．免费检查项目开通、维护及核对，可按照随访期分开维护；（联系人：欧李萍/罗晓娟/尹希）

2．试验药物/医疗器械确定中心库房保管人员，并已完成培训和PI授权，试验药物/医疗器械及相关物资到院，可参考“药物/医疗器械交接验收表”（附表6-1）完成验收入库。申办方/CRO公司也可自行提供。（联系人：药物：尹希/吴倩；器械：张欣）

3．试验药物/医疗器械发放回收表、眉山市人民医院GCP专用处方笺（附表6-2）等可使用中心模板，也可自行提供，自行提供版本由GCP中心库房库管人员审核；（联系人：药物：罗晓娟/尹希/吴倩；器械：张欣，处方：尹希）

4．确认是否需要相关辅助检查科室参会；（联系人：欧李萍）

5．项目CRC遴选、培训（如适用）；（联系人：尹希）

6．制作并审核样本采集记录表；（联系人：欧李萍）

7．制作并审核研究者筛选受试者使用的入/排标准便捷卡、项目禁用药便捷卡、项目不良反应提示卡（如需）；（联系人：欧李萍）

8．符合遗传办相关要求：该项目遗传办递交资料完整（如适用）；（联系人：尹希）

9．确认立项审查《药物/医疗器械临床试验准备阶段递交文件清单》中纸质版文件的递交并通过审核；（联系人：罗晓娟）

10．机构办质量控制员完成启动前质控。（联系人：欧李萍）

（二）会议流程（仅作参考）

1．项目介绍及开场（申办方准备）（5分钟）

2．项目方案培训、答疑（申办方准备）(20—30分钟）

3．常见质控问题及解决措施（如需要）（机构质控员准备）(5分钟）（联系人：欧李萍/苏云）

4．试验用药物/医疗器械管理常见问题及解决措施（如需要）（机构药物/医疗器械管理员准备）(5分钟）（联系人：药物：罗晓娟/尹希/吴倩；器械：张欣）

5．机构办项目层面强调事宜（如需要）（机构办主任发言）（联系人：尹希）

6．研究团队强调具体操作事宜（如需要）（PI发言）(5分钟）

7．总结发言（5分钟）

（三）注意事项

1、招募广告制作（如需要）

2、启动会现场创建项目微信群

3、门诊或住院病历模板审核（联系人：欧李萍）

九、过程管理：

（一）日常工作协调管理

1．免费检查项目建立与权限具体问题的协调；（联系人：尹希/欧李萍）

2．受试者补助的发放，由CRC填写《GCP项目受试者交通补贴费用支出表》（附表7），PI签字后交到机构办公室；（联系人：尹希）

3．检验/检查数据溯源人员身份证明文件的开具；门诊受试者的各项试验相关检查（如检验报告）的溯源工作可在机构办完成；（联系人：欧李萍/罗晓娟/尹希）

4．其他需要协调处理事宜。（联系人：罗晓娟）

（二）项目质控工作和试验管理过程的资料递交

1．机构首例质控检查时间：首例入组受试者完成第一个疗程治疗后。（联系人：欧李萍/苏云）

2．机构中期质控检查时间：入组试验的受试者例数达签订例数一半时。（联系人：欧李萍/苏云）

3．如对研究方案/知情同意书等研究资料进行了修改并通过本中心伦理审查同意后，需在新方案执行前对研究团队进行培训，留有培训资料（培训资料包括但不限于签到、培训课件、培训会议记录、培训照片），并通知机构办，机构办视项目具体修改情况适时参会。（培训资料需向机构办备案）（联系人：欧李萍）

4．临床试验安全性事件管理。

1）SAE上报：除方案或伦理委员会规定的不用立即报告的情况外，应在获知后24h内由CRC协助研究者通过传真或邮件等可追溯的方式上报至申办方、伦理委员会、机构办等。

2）SAE判定：申办方收到研究者上报的SAE报告后，应当立即分析评估，若判定为SUSAR，应及时将SUSAR报告递交给研究者审阅，审阅后递交至本院伦理委员会审查，同时报机构备案。（注：申办方对本院SUSAR 报告时限：对于致死或者危及生命的SUSAR应当在首次获知后的7天内完成上报并在随后8天内报告、完善随访信息；对于非致死性或危及生命的 SUSAR 应当在获知后的30天内完成递交。）（联系人：罗晓娟/欧李萍）

3）外院SUSAR上报：对于致死或者危及生命的SUSAR应当在首次获知后的15日内完成上报，其余每个月汇总上报至伦理和机构备案（建议以SUSAR列表附SUSAR报告形式）。（联系人：罗晓娟/欧李萍）

（三）项目质量经验分享会（根据实际情况安排）

1．召开时间：视项目具体情况而定（原则上在第3例入组受试者完成第一个疗程治疗后且CRA至少进行一次监查后）

2．分享课件备案：分享课件交由机构办公室备案并存档；（联系人：尹希/欧李萍）

3．注意事项：项目质量经验分享会对项目研究团队成员培训内容包括但不限于：

1）监查报告中发现的问题及解决措施；

2）机构质控反馈问题及解决措施；（联系人：欧李萍/苏云）

3）研究方案及修正案中受试者知情同意、入排标准、试验流程、安全性事件的报告及处理等；

4）研究团队人员经验分享；

5）其他需要培训的内容。

（四）稽查

1．申办方应至少完成结题稽查（最后一例受试者结束随访后与研究中心数据库锁定前之间）；

2．申办方提出书面稽查预约申请，发送机构办公室邮箱，附稽查人员资质证明文件和授权书，经机构办公室审查通过后，与研究团队协商确定稽查时间；（联系人：尹希）

3．稽查结束后出具稽查报告给PI，同时抄送机构办备案，PI及时组织研究团队召开稽查反馈会并通知机构办公室参会。（联系人：欧李萍/尹希）

4．申办方应根据项目具体开展情况，应适当增加稽查次数以保证质量，注册类项目试验期间至少完成一次独立稽查。

（五）预约结题质控（时间：最后一例受试者结束随访后与研究中心数据库锁定前之间）前，需完成递交以下文件：（联系人：欧李萍/苏云）

1．申办方结题稽查报告

2．《研究者项目自查记录表》（附表8-1，CRC协助）

3．《CRC自查说明表》（附表8-2)

4．《CRA监查说明表》（附表8-3)

5．完成《药物临床试验结题签认表》（附表8-4）

（六）CRA/CRC人员变更（递交信形式）

1．向机构和伦理递交CRA/CRC人员变更书面申请及其他相关资质证明文件。（联系人：罗晓娟/欧李萍）

2．机构办对新授权CRA/CRC人员资质审核通过；（联系人：罗晓娟/欧李萍）

（七）增加临床试验例数补充协议的签署

申办方/CRO向机构办提交经盖章《关于增加例数说明》进行备案，并进行补充协议拟订沟通。（联系人：尹希）

十一、关闭中心（1-3项可同时进行）

1、试验用药物/医疗器械的退还/销毁（联系人：药物：尹希/吴婧/白婷；器械：张欣）

2、试验其他相关物资退还（联系人：张欣）

3、伦理暂停/终止研究审查、研究完成审查具体参照相关伦理审查办事指南提交。（联系人：周湘）

4、递交研究《临床试验分中心小结表》（附表9）和关闭中心函。（联系人：尹希）

1）递交研究总结报告/分中心小结报告需盖申办方封面公章加骑缝公章，如为非公章（如业务专用章），请递交供公章对其法律授权说明文件（如立项时已递交并涵盖该内容，则无需提供）。

2）如为参与单位，分中心小结表里一般需包含计划入组例数、筛选例数、入组例数、完成试验例数、未完成试验例数、AE例次、SAE例次、方案违背例次。附表一般需包含：

①研究小组成员一览表；

②受试者筛选、入选、完成情况一览表；

③实验室正常值范围表；（联系人：罗晓娟）

④方案违背、AE、SAE、器械缺陷一览表。

3）如为组长单位，还需提供各中心小结报告和总结报告，核查要点如下：

①筛选、入组、完成例数，SAE和重要AE的一致性

②总结报告中的试验内容与方案的一致性

③试验药物或器械与实际使用医疗器械/诊断试剂的一致性

④纳入各种统计集的例数与实际的一致性

6、试验资料存档预约（联系人：张欣）

CRA/CRC需按照《临床试验项目档案交接清单》（附表10）提前完成资料完整性自查。

7、资料保管期限。临床试验结束后，由临床试验机构保存的所有必备文件统一归档至机构办档案室保存，国家规定保存期限内免费保存。超过国家规定保存期限时开始计费。

十一、入账（开具发票）、结算和退款手续

（一）入账和开具发票

申办方/CRO办理经费转账后，请将转账凭证下载以邮件形式发送至机构办公室邮箱：(联系人：尹希）

试验经费（包括伦理费）我院财务科收到后，月底对照合同开具普通税务发票。

（二）结算

项目在完成本中心所有访视后并不再产生后续费用时，及时向机构办和PI提交结算费用明细，表格参考格式见《临床试验项目尾款结算函》（附表11），（对账时申办方/CRO也可以用自己的版本）。核对完成后将《临床试验项目尾款结算函》（机构需要2份，申办方/CRO根据自身情况增加）加盖公司公章并由PI签字后寄到机构办公室，机构办公室确认盖章（可盖机构公章），作为结算依据。（联系人：罗晓娟）